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明确这7点,让你的会议更高效!

发布时间:2019/08/27

社畜最怕的是什么?没完没了的会议。提起开会,职场老油条都要皱起眉头。低效、浪费时间、更多的任务积压,简直是大多数企业会议的现状。Barco公司发布的一项调查显示,职场人平均每周花在会议上的时间超过8小时,相当于一个完整的工作日。其实很多会议都是不必要的,对我们的工作效率会产生负面影响。我们可以采取一些方法,来提高会议效率,节省大家的时间,让会议变得高效。

1.明确会议的目的

在召开会议之前,问自己几个问题“这场会议是否非开不可?这场会议中,大家是否能够有效沟通,达到更好的效果?”会议的目的,不仅仅是为了同步信息,更多地应该是共同协作。会议地目标是通过大家思想的碰撞,讨论想法,寻找解决方案。明确会议的目的,保证会议的讨论不会偏离中心主题,会议才会高效开展。

手绘思维导图imindmap

2.确认与会人的名单

与会人员的名单对会议的顺利开展至关重要。如果你要确定一个方案,但方案相关人员不在会议上,那么你的方案就无法一次通过,需要重新展开会议。这对时间是极大的浪费。

3.告知与会人员明确的议程

你需要提前告知与会人员明确的会议议程,被邀请者需要知道他们被邀请的原因或对他们的期望,这样他们可以提前为会议做好准备,甚至确定其他人是否更合适参与会议。

明确会议目标和议程,可以确保你和你的同事同频,会议的讨论才能顺利开展。我们可以使用思维导图创建会议议程,做好会议整个规划,这会节省非常多时间。

手绘思维导图imindmap

4.明确会议开始和结束时间,并按计划执行

很多情况是,会议标明了开始时间,但是没有设置结束时间。会议常常偏离主题,导致会议严重超时。开展会议时,我们需要制定明确的时间表来处理议程中的每个讨论点,这会提高大家的注意力并使讨论更加集中。在设定议程表时,务必要留出最后五分钟做总结或提出问题,让每个人都知道自己在会后开展哪些工作。

5.要求每个人事先提出想法

在开展会议之前,做的准备越多,就越容易直击要点。你可以试着在会议开始之前收集与会人员的想法,并形成一张思维导图。这样你的会议就不会冷场,会议有了一个起点,可以在这个基础上生成和扩展大家的想法,并找到解决方法。

在参加会议之前,您可以做的准备越多,您就越容易找到它以保持专注并直接进入讨论。尝试让每个人在会议开始之前将他们的想法贡献给共享的思维导图,这样您就有了一个起点。思维导图是一种强大而富有创意的方法,可以生成和扩展您的想法并找到解决方案。

会议上总有一些人最开始时不太愿意表达意见的,尤其是会议参与人员较多的时候。给予他们预先贡献意见的机会,这是破冰的一种方式。

手绘思维导图imindmap

6.让所有人都参与其中

高效有价值的会议是让与会人员都保持参与,并鼓励他们为会议做出贡献并增加价值。在团队会议期间使用思维导图是让每个人随时协作并贡献想法的好方法,这也节省了记录会议、整理会议纪要的时间,会议结束后也可以将思维导图共享给所有参与者。

7.做好会后的行动计划

一个好的会议不仅要明确会议议程和会议目标,还需要告知大家会后需要采取的明确行动。让行动负责人都知道接下来一段时间,他们需要完成哪些工作,对他们的期望是什么,让他们知道他们对这次会议来说是有价值的。

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